INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

(Articolo  13 del D. Lgs. 196/2003 e articolo 13 del Regolamento UE 2016/67)

 

1. Titolare del Trattamento

Titolare del trattamento dati, ai sensi dell'art. 26 del Regolamento UE 2016/679, relativamente a tutti i dati forniti dall’interessato ed in relazione alle finalità nel prosieguo descritte è:

- EDM Software di Maggio Sciacca Debora, con sede in Marsala (TP), Via Sibilla. 55/a,  cap 91025, P. IVA 02416910681 e C.F. MGGDBR90L56D423V contattabile al seguente indirizzo e-mail: info@edmsoftware.it.

 

2. Oggetto del Trattamento

Il Titolare tratta i dati personali, identificativi (ad esempio, nome, cognome, ragione sociale, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari e di pagamento ecc.) dall’interessato comunicati in occasione della fornitura dei prodotti e servizi.

Il trattamento può avere inoltre ad oggetto le immagini dell’interessato (fotografie, riprese audio-video, ecc) per attività di marketing.

 

3. Finalità del trattamento

Il Titolare tratterà i dati personali forniti degli Interessati solo nei modi stabiliti nella presente Informativa Privacy e nel rispetto delle disposizioni legislative vigenti. I Dati Personali, verranno utilizzati per le seguenti finalità:

a. Fornitura del prodotto/servizio/adempimento di obblighi contrattuali e precontrattuali: per finalità riguardanti l'esecuzione delle obbligazioni previste nei contratti relativi ai prodotti e servizi forniti.

b. Legittimo interesse prevalente del Titolare: per verifiche e valutazioni sulle risultanze e sull'andamento del rapporto, nonché sui rischi ad esso connessi (quali: veridicità dei dati forniti, solvibilità anche in corso di rapporto); per trasmettere questionari ed effettuare chiamate telefoniche volte a migliorare l'efficienza di prodotti e servizi offerti aventi per oggetto il livello di soddisfazione del Cliente; per redigere statistiche, in forma anonima, sui prodotti e servizi resi; per redigere statistiche sulla partecipazione a fiere, eventi, seminari ed ogni altra iniziativa volta alla promozione dei servizi e dei prodotti forniti; il conferimento dei Dati Personali per questa finalità non è obbligatorio, ma in caso contrario non sarà possibile fornire alcun Servizio o prodotto.

c. Obblighi di legge cui è soggetto il titolare del trattamento: per adempimenti di legge e/o di disposizioni di organi pubblici, che impongono al Titolare la raccolta e/o l'ulteriore elaborazione di determinati tipi di dati personali.

d. Invio di offerte promozionali ai propri Clienti: il trattamento per tale finalità è basato sul legittimo interesse del Titolare a trasmettere comunicazioni di marketing via e-mail, SMS, whatsapp e ad effettuare chiamate telefoniche riguardanti prodotti e servizi simili a quelli già acquistati dai Clienti.

e. Attività di Marketing: inviare comunicazioni di marketing su prodotti e servizi, a chiunque abbia preventivamente prestato il proprio consenso, inclusi ricerche di mercato e sondaggi, tramite e-mail, SMS, whatsapp, per telefono, tramite banner, messaggistica istantanea, tramite un operatore, via posta cartacea e attraverso le pagine social ufficiali del titolare (Facebook, LinKedin, Istagram, Twitter  e YouTube).

 

4. Base legale e natura obbligatoria o facoltativa del trattamento

Le basi legali utilizzate da Titolare per trattare i Dati Personali, secondo le finalità indicate nel precedente Articolo 3, sono le seguenti:

- Fornitura del prodotto/servizio/adempimento di obblighi contrattuali/precontrattuali: il trattamento per questa finalità è necessario per l'esecuzione del contratto sottoscritto (o in corso di trattativa), tra il Titolare  e l'Interessato e pertanto, per poter fruire dei Prodotti o Servizi contrattualmente pattuiti. Il conferimento dei Dati Personali per questa  finalità non è obbligatorio, ma in mancanza non sarà possibile fornire alcun Prodotto o Servizio;

- Legittimo interesse prevalente del Titolare quale: trattamento svolto per operare verifiche e valutazioni sulle risultanze e sull'andamento del rapporto contrattuale, nonché sui rischi ad esso connessi (e cioè: veridicità dei dati forniti, solvibilità anche in corso di rapporto). Trattamento svolto per migliorare la qualità dei servizi offerti dal Titolare: a tal fine si potranno trasmettere questionari ed indagini di mercato o effettuare chiamate telefoniche o sessioni di chat. Tali questionari/indagini di mercato in generale saranno studiati in modo da ridurre al minimo l'utilizzo di Dati Personali;

- Obblighi di legge: il trattamento per questa finalità è necessario affinché il Titolare possa assolvere eventuali obblighi di legge. I Dati Personali conferiti al Titolare, saranno trattati secondo la normativa applicabile, il che potrebbe comportare la loro conservazione e comunicazione alle Autorità preposte;

- Comunicazioni promozionali ai propri Clienti: il trattamento per tale finalità è basato sul legittimo interesse del Titolare a trasmettere comunicazioni di marketing riguardanti l'integrazione di prodotti e servizi già acquistati dai Clienti o la promozione di prodotti e servizi simili. L'Interessato potrà interrompere, in qualunque momento e gratuitamente, la ricezione di queste comunicazioni, scrivendo una mail all’indirizzo del Titolare, e ferma restando la liceità del trattamento nel periodo di vigenza del medesimo consenso;

- Attività di Marketing: il trattamento per questa finalità si fonda esclusivamente sul consenso del Cliente, liberamente revocabile in qualsiasi momento e ferma restando la liceità del trattamento nel periodo di vigenza del medesimo consenso. In caso di revoca il Titolare non procederà ad effettuare alcuna ulteriore comunicazione.

 

5. Destinatari dei dati personali

I Dati Personali dell'Interessato potranno essere condivisi con i soggetti indicati di seguito ("Destinatari"):

- Soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ossia: persone, società o studi professionali che prestano attività di fornitura di prodotti e servizi, assistenza e consulenza al Titolare in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria, finanziaria, di recupero crediti, relativamente alla erogazione dei Servizi e alla vendita dei prodotti, di postalizzazione del materiale pubblicitario o delle comunicazioni contrattuali, società che svolgono analisi e ricerche di mercato; un elenco completo di tutti i responsabili può essere richiesto rivolgendosi all'indirizzo e-mail del Titolare;

- Soggetti con i quali sia necessario interagire per l'erogazione dei Servizi e la vendita dei prodotti (piattaforme per la gestione di servizi e-mail, questionari on line, i quali nello specifico sono anche incaricati a dar seguito ad eventuali richieste di cancellazione inoltrate dai Clienti);

- Soggetti con i quali sia necessario interagire per l'erogazione dei Servizi di comunicazione, eventi e seminari, anche on line;

- Soggetti delegati a svolgere attività di manutenzione tecnica;

- Persone autorizzate dal Titolare al trattamento di Dati Personali, necessario a svolgere attività strettamente correlate all'erogazione dei Servizi e alla vendita dei prodotti; nei confronti di dette persone opera un obbligo legale di riservatezza;

- Società di factoring, istituti di credito, società di assicurazione del credito;

- Soggetti, enti od Autorità competenti a cui sia obbligatorio comunicare i dati Personali per adempiere ad obblighi di legge, prevenire abusi o frodi, o per ordini delle Autorità.

 

6. Modalità di trattamento

Il trattamento dei Dati personali è realizzato per mezzo delle seguenti operazioni: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

I dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato, mediante l'uso di uno spazio di archiviazione ospitato su Cloud  sito in Unione Europea.

Il trattamento dei dati avverrà in modo da garantire la sicurezza continua e la riservatezza e potrà essere effettuato anche con l'ausilio di mezzi elettronici e/o automatizzati.

Il trattamento delle immagini dell’interessato (fotografie, riprese audio-video, ecc.) avverrà nel rispetto delle disposizioni di legge comprese anche quelle sul diritto d’autore e previo specifico consenso.

In conformità con le normative europee e le leggi nazionali sulla protezione dei dati, il Titolare ha posto in essere specifiche procedure per impedire accessi non autorizzati ai dati, oltre al loro uso improprio o illecito, oltre che per prevenire la distruzione o la perdita anche accidentale dei dati stessi.

Solo il personale debitamente autorizzato dal Titolare, può accedere ai dati durante lo svolgimento del proprio lavoro.

 

7. Trasferimenti dei dati personali

Per finalità connesse all'esecuzione del contratto/servizio/adempimento, alcuni dati potrebbero essere comunicati a destinatari siti fuori dallo Spazio Economico UE.

Il Titolare assicura che il trattamento dei dati personali da parte di questi destinatari avviene nel rispetto della normativa applicabile. Invero, i trasferimenti vengono effettuati tramite adeguate garanzie, quali decisioni di adeguatezza, Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea.

 

8. Conservazione dei dati personali

I Dati Personali trattati per la finalità di "Fornitura del Prodotto/Servizio/Adempimenti contrattuali" saranno conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento della suddetta finalità. In ogni caso, poiché tali Dati Personali sono trattati per fornire i prodotti e i Servizi, il Titolare potrà conservarli per un periodo maggiore, in particolare   quanto è necessario proteggersi da possibili eventuali responsabilità relative ai Servizi e ai prodotti forniti.

I Dati Personali trattati per le finalità di Marketing, saranno conservati dal Titolare fino alla revoca del consenso prestato dall'Interessato. Una volta revocato il consenso, il Titolare cesserà l'utilizzo dei dati per tali finalità, ma potrà conservarli al fine di proteggere i suoi interessi da possibili responsabilità basate su tali trattamenti.

I Dati Personali trattati per la finalità di Invio di informazioni commerciali saranno conservati dal Titolare fino a quando l'Interessato non si opponga al trattamento.

I Dati Personali trattati per la finalità di Adempimento obblighi di legge, saranno conservati dal Titolare per il periodo previsto da specifici obblighi legali o dalla normativa applicabile.

 

9. Diritti dell'Interessato

L'interessato ha il diritto di chiedere al Titolare in qualunque momento:

- L'accesso ai propri Dati Personali, (e/o una copia di tali Dati Personali), nonché ulteriori informazioni sui trattamenti in corso su di essi;

- La rettifica o l'aggiornamento dei propri Dati Personali;

- La cancellazione dei propri Dati Personali dai database;

- La limitazione del trattamento dei propri Dati Personali;

- Di esercitare il diritto alla portabilità dei dati, ossia di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico una copia dei propri Dati Personali forniti, o di richiederne la trasmissione ad un altro Titolare;

- Di opporsi al trattamento dei propri Dati Personali;

- Revocare il proprio consenso per le finalità di Marketing.

Il Titolare fornirà all'Interessato le informazioni relative a una o più delle azioni intraprese di cui al precedente elenco senza giustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dalla richiesta stessa.

Tale termine può essere prorogato di due mesi, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste, con conseguente informativa all'Interessato di tale proroga e dei motivi del ritardo, da fornire entro un mese dal ricevimento della richiesta.

L'interessato ha altresì il diritto di proporre reclamo all'Autorità di Controllo competente qualora lo stesso ritenga che il trattamento dei suoi Dati Personali sia contrario alla normativa in vigore.

L'interessato potrà esercitare i diritti di cui al presente articolo inviando una e-mail all’indirizzo del Titolare.

 

10. Modifiche

Il Titolare si riserva di modificarne o semplicemente aggiornarne il contenuto della presente informativa, in parte o completamente, anche a causa di variazioni della normativa applicabile. Il titolare invita l'Interessato a visitare con regolarità questa sezione per prendere cognizione della più recente ed aggiornata versione dell'Informativa in modo da essere sempre aggiornato sui Dati Personali raccolti e sull'uso che se ne fa.

 

11. Definizioni

- «dato personale»: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («Interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati

relativi all'ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale;

- «trattamento»: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione;

- «titolare del trattamento»: la persona fisica o giuridica, l'Autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali; quando le finalità e i mezzi di tale trattamento sono determinati dal diritto dell'Unione o degli Stati membri, il titolare del trattamento o i criteri specifici applicabili alla sua designazione possono essere stabiliti dal diritto dell'Unione o degli Stati membri;

- «responsabile del trattamento»: la persona fisica o giuridica, l'Autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento;

- «destinatario»: la persona fisica o giuridica, l'Autorità pubblica, il servizio o un altro organismo che riceve comunicazione di dati personali, che si tratti o meno di terzi. Tuttavia, le Autorità pubbliche che possono ricevere comunicazione di dati personali nell'ambito di una specifica indagine conformemente al diritto dell'Unione o degli Stati membri non sono considerate destinatari; il trattamento di tali dati da parte di dette Autorità pubbliche è conforme alle norme applicabili in materia di protezione dei dati secondo le finalità del trattamento;

- «terzo»: la persona fisica o giuridica, l'Autorità pubblica, il servizio o altro organismo che non sia l'Interessato, il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento e le persone autorizzate al trattamento

dei dati personali sotto l'Autorità diretta del titolare o del responsabile;

- «consenso dell'interessato»: qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell'Interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile, che i dati personali che lo riguardano siano oggetto di trattamento;

- «violazione dei dati personali»: la violazione di sicurezza che comporta accidentalmente o in modo illecito la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l'accesso ai dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati;

- «autorità di controllo»: l'Autorità pubblica indipendente istituita da uno Stato membro.